System publikowania informacji w Biuletynie musi posiadać szereg mechanizmów (narzędzi informatycznych), nie występujących w większości obecnych serwisów internetowych.
Zgodnie z § 4 rozporządzenia informacje publiczne zawarte w Biuletynie organizuje się w postaci baz danych, a ich udostępnianie odbywa się w oparciu o mechanizmy baz danych.
Przytoczony zapis całkowicie eliminuje serwisy, które są zbiorem tzw. statycznych stron internetowych, w których do zmiany zawartości potrzebny jest zawsze informatyk.
Oznacza to również, że serwer publikujący serwis oparty o bazy danych w standardzie SQL (np. z uwagi na konieczność budowania archiwum i funkcje wyszukujące informacje) musi posiadać odpowiednio wysokie parametry.
Dla zapewnienia ciągłości publikacji w przypadku awarii zgodnie z § 21 rozporządzenia podmioty prowadzące BIP są zobowiązane do posiadania serwera zastępczego.
Zgodnie z § 22 rozporządzenia:
W przypadku awarii serwera podmiotowej strony Biuletynu odwiedzający podmiotową stronę Biuletynu jest informowany o chwilowym zablokowaniu połączeń z tą stroną. Czas ten nie może być dłuższy niż 24 godziny.
W praktyce serwis automatycznie informuje wskazane osoby o rożnego typu awariach sprzętowych, konfliktach lub nieprawidłowościach powstających podczas edycji informacji w biuletynie. Serwis wysyła w postaci e-mail odpowiednie komunikaty, natomiast w przypadku braku reakcji ze strony powiadomionej osoby realizuje automatycznie monit do kolejnej wyznaczonej osoby. Dzięki takiej organizacji pracy lokalizowane są i eliminowane poważniejsze awarie działania systemu.
Zgodnie z art. 8 p. 6 Biuletyn Informacji Publicznej powinien umożliwiać
1) oznaczenia informacji danymi określającymi podmiot udostępniający informację,
2) podania w informacji danych określających tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji,
3) dołączenia do informacji danych określających tożsamość osoby, która wprowadziła informację do Biuletynu Informacji Publicznej,
4) oznaczenia czasu wytworzenia informacji i czasu jej udostępnienia,
5) zabezpieczenia możliwości identyfikacji czasu rzeczywistego udostępnienia informacji.
W praktyce oznacza to, że baza danych serwisu umożliwia wprowadzenie osób - operatorów systemu, którym administrator definiuje właściwe uprawnienia i kompetencje do korzystania z zasobów i aktualizacji ich treści. Zgodnie z § 16 rozporządzenia:
1. Podmioty wyznaczają pracowników odpowiedzialnych za:
1) przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw administracji publicznej informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej Biuletynu oraz powiadamianie tego ministra o zmianach w treści tych informacji,
2) dokonywanie zmian treści informacji publicznych udostępnianych na podmiotowej stronie Biuletynu.
2. Pracownicy ci powinni posiadać indywidualny zewnętrzny identyfikator oraz zewnętrzne hasło dostępu do modułu administracyjnego strony głównej Biuletynu, nadane przez administratora tej strony.
3. Pracownicy powinni posiadać indywidualny wewnętrzny identyfikator oraz wewnętrzne hasło dostępu do modułu administracyjnego podmiotowej strony Biuletynu, nadane przez administratora internetowego serwisu informacyjnego podmiotu, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. W przypadku gdy podmiot nie posiada własnego internetowego serwisu informacyjnego, indywidualny wewnętrzny identyfikator oraz wewnętrzne hasło dostępu do modułu administracyjnego podmiotowej strony Biuletynu nadaje pracownikom administrator podmiotowej strony Biuletynu.
Zgodnie z § 20 rozporządzenia:
Oprogramowanie serwera strony głównej Biuletynu oraz serwerów podmiotowych stron Biuletynu zawiera zabezpieczenia uniemożliwiające instalację na tych serwerach przez osoby nieuprawnione innego oprogramowania, w szczególności spowalniającego obsługę Biuletynu lub uniemożliwiającego taką obsługę.
Za stosowanie wysokiej technologii baz danych SQL przemawia również perspektywa konieczności tworzenia wielu różnych zapisów o charakterze administracyjno-porządkowym i archiwalnym. Mówi o tym § 17 rozporządzenia:
1. Pracownicy prowadzą dzienniki, w których odnotowują zmiany w treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie oraz próby dokonywania takich zmian przez osoby nieuprawnione.
2. Administrator strony głównej Biuletynu i administratorzy podmiotowych stron Biuletynu dokonują bieżącej, nie rzadziej niż co 24 godziny, kontroli dzienników.
Moduł administratora systemu realizuje wiele funkcji narzędziowych. Jednocześnie bardzo istotną troską jest zabezpieczenie danych poprzez program oraz rozwiązania sprzętowe (realizuje to tzw. firewall). Na przykład zgodnie z § 18 rozporządzenia:
Serwer strony głównej Biuletynu oraz serwery podmiotowych stron Biuletynu ochrania się przez moduł bezpieczeństwa - programowe lub sprzętowo-programowe rozwiązanie techniczne pozwalające na odseparowanie informacji publicznych zawartych na podmiotowych stronach Biuletynu od sieci Internet, w sposób uniemożliwiający niekontrolowaną penetrację lub eksplorację tych informacji albo ich zniszczenie lub modyfikację przez osoby nieuprawnione.
Zastosowane bazy danych w standardzie SQL mają wbudowanych wiele mechanizmów kodowania i zabezpieczania danych. Aplikacja oraz infrastruktura sprzętowa posiada możliwość automatycznej archiwizacji danych, o czym mówi § 19 rozporządzenia:
Informacje zgromadzone w bazie danych strony głównej Biuletynu oraz informacje publiczne zgromadzone na podmiotowych stronach Biuletynu kopiuje się systematycznie na odrębne elektroniczne nośniki informacji, nie rzadziej niż raz na dobę.
Użytkownikom biuletynu aplikacja powinna zagwarantować wysoki komfort pracy, np. szybkie wyszukiwanie zadanych informacji na stronach biuletynu oraz dostęp do historii każdej strony. Zgodnie z art. 12 Biuletyn Informacji Publicznej Podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić możliwość:
1) kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk lub
2) przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji.
Jakość i wydajność serwisu BIP
Wysoką jakość serwisu tworzą wydajne i bezpieczne funkcje dla osób redagujących biuletyn.
Na stronach Biuletynu publikowane są informacje o osobach pełniących określone funkcje. Jeżeli dana osoba pełni wiele funkcji - jej dane są publikowane na wielu stronach Biuletynu. Aktualizacja danych tej osoby polega na jednorazowym wprowadzeniu poprawek - na tej podstawie powinny być bezzwłocznie uaktualniane informacje prezentowane na odpowiednich stronach biuletynu.
Stałym elementem Biuletynu jest system komunikatów. Komunikaty przygotowane do publikacji przez właściwe osoby, posługujące się prostym w obsłudze edytorem, są wyświetlane na ustalonej stronie / stronach Biuletynu przez z góry określony okres czasu. Wszystkie aktualne i archiwalne komunikaty tworzą w ostatecznym efekcie tematyczne archiwum komunikatów.
W Biuletynie istnieje m. in. obowiązek publikowania na bieżąco danych dotyczących realizacji budżetu. Księgowa może poprzez system właściwych formularzy wprowadzać dane liczbowe, które biuletyn automatycznie i bezzwłocznie opublikuje na stronach www.
Aby serwis spełniał wszystkie ww. kryteria jest on publikowany na podstawie plików XML oraz informacji pamiętanych w bazach danych w standardzie SQL.
Strona główna POIA
